Při zahájení spolupráce je pracovník povinen informovat klienta o možnosti podání stížnosti na služby, které zařízení poskytuje a na pracovníky zařízení. Uživatelé jsou informováni o možnosti podat stížnost v zastoupení třetí osobou a o tom, že si mohou k vyřizování stížnosti přizvat nezávislého zástupce či blízkou osobu. Stížnosti mohou též další osoby, které jsou na v případu zainteresovány. Stížnost může být podána ústně nebo písemně. K přijetí ústní stížnosti je oprávněn jakýkoliv pracovník zařízení, nejlépe v přítomnosti dalšího pracovníka, je – li přítomen. Pracovník stížnost zapíše do formuláře „Stížnost“.
Povinností zařízení je každou stížnost projednat a vyřídit, v případech oprávněných stížností pak také sjednat nápravu.
Vyplněný formulář „Stížnost“ nebo písemná stížnost jsou podstoupeny vedoucí zařízení. Stížnost je projednána na poradě týmu, který rozhodne o stížnosti. Stížnost je vyřízena ve lhůtě dvou týdnů. O vyřízení stížnosti je vypracováno písemné rozhodnutí. Rozhodnutí obsahuje datum projednání, složení týmu, který stížnost projednával, podstatu stížnosti, zda byla stížnost shledána oprávněnou, jaká byla sjednána náprava, odůvodnění rozhodnutí. Toto písemné rozhodnutí je vždy zasláno stěžovateli. Stížnosti podané ústně jsou projednány ústně se stěžovatelem. Pokud je stížnost shledána oprávněnou, je sjednána okamžitá náprava, klientovi se omluví dotčený pracovní a vedoucí zařízení.
Proti tomuto rozhodnutí se může uživatel odvolat a to ústně nebo písemně. Ústní odvolání přijímá vedoucí zařízení. O odvolání rozhoduje Rada občanského sdružení, nebo jiného právního subjektu. Toto rozhodnutí je vždy zasláno stěžovateli. Ústní odvolání jsou projednány ústně.
Pokud je stížnost shledána neoprávněnou je snaha o bezkonfliktní řešení situace. Uživateli neplynou z podání stížnosti žádné nevýhody.
Ústní podání zapsaná ve formuláři „Stížnost“, písemná podání a písemná zpráva o vyřízení stížnosti jsou uloženy v dokumentaci zařízení.